Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen (ook prive);
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
• tussentijds gemaakte controleberekeningen;
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
• bank- en giroafschriften;
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• agenda's en afsprakenboeken;
• correspondentie;
• software en databestanden.

Tip: houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u aan de onderneming besteedt. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

Hoe richt u het geheel in en waar houdt u rekening mee?

U moet bij de inrichting en ordening rekening houden met uw fiscale rechten en plichten en met eventuele controles door de Belastingdienst. Verder staat u vrij hoe u het geheel organiseert. Als u het bedrijfsproces maar volledig en redelijk gedetailleerd vastlegd. dat wil zeggen: de gegevens moeten goed toegankelijk zijn en bij voorkeur elektronisch.

Welke organisatorische verplichtingen rond uw financiele management gelden voor de BTW?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW u aan de Belastingdienst moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

• in volgorde genummerde facturen die u zelf uitschrijft;
• genummerde facturen die u moet betalen;
• uw uitgaven;
• uw ontvangsten;
• privégebruik van goederen en diensten.

Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek.

Wat moet u archiveren?

Er zijn nogal wat zaken die u moet archiveren. We zetten het even op een rij:

1. Het deel van uw administratie dat u laat verzorgen door een administratiekantoor:
   uw gegevens en bestanden bij het kantoor vallen onder uw fiscale bewaarplicht.
2. Privé-bescheiden waaruit blijkt dat u zakelijke ontvangsten en uitgaven via de privé zijde heeft laten verlopen.

Tip: bespreek met uw boekhouder/accountant wanneer u de gegevens krijgt aangereikt voor uw archief. Leg dit eventueel vast in het contract. Niet alle boehouders/accountants zijn daar even zorgvuldig in.

Originele bewijzen bewaren

U moet alles wat tot de (bescheiden van de) administratie van uw bedrijf behoort in de originele vorm archiveren. Daarnaast kunt u een administratie digitaliseren. Ook deze bestanden dient u te bewaren.

Tip: vraag jaarlijks aan de boekhouder/accountant een kopie van uw administratie op en bewaar deze zelf.

Tip: bespreek met uw boekhouder/accountant in welke vorm deze kopie zal worden geleverd, want u bent er tegenover de Belastingdienst verantwoordelijk voor dat de administratie bij een belastingcontrole vlot kan worden geraadpleegd.

Tip: ook bij een strikte scheiding tussen zaak en privé is het verstandig privé-bescheiden zeven jaar te bewaren (en eventueel langer na verleend uitstel voor de aangifte), zodat u bij een belastingcontrole de juistheid van de aangifte inkomstenbelasting kunt staven.